Exporteren gegevens vanuit het beheersysteem
Vanuit ons beheersysteem is het eenvoudig om al uw data te exporteren naar andere applicaties. Hier een korte uitleg van de mogelijkheden. Verderop wordt uitgelegd hoe een export voor een gebruiker van het systeem werkt.
Manieren van export
Het exporteren van gegevens kan op vele verschillende manieren omdat alle applicaties een andere manier van data importeren handhaven. Desondanks zal een export vaak niet helemaal perfect op een import aansluiten. Om een perfecte koppeling van gegevens mogelijk te maken is vaak maatwerk nodig. Wij kunnen voor elke gewenste applicatie een maatwerk koppeling ontwikkelen. Neem contact met ons op voor een adviesgesprek op maat.
Naast de mogelijkheid voor maatwerk zitten de volgende exportmogelijkheden standaard in ons systeem. Hiervan kunt u na correcte configuratie direct gebruikmaken.
Export naar CSV
Het exporteren van de meest basis data op een oude en vertrouwde manier. CSV staat voor Comma Seperated File, hiermee worden alle gegevens opgeslagen in een bestand waarbij elke waarde met een komma wordt gescheiden. Bijvoorbeeld:
man,Jan,Janssen,Kerkstraat,24
Een CSV export is de oudste vorm van export en kan door vele applicaties tegenwoordig geïmporteerd worden. CSV data kan ook geïmporteerd worden in een Excel document.
Export naar PDF
Het exporteren naar PDF is niet geschikt voor de import in een andere applicatie, maar wel uitermate geschikt om data te exporteren en bijvoorbeeld te gebruiken in een presentatie of in afgedrukte vorm in een persoonlijk overleg. Het exporteren naar PDF is besproken in een ander artikel. In dit artikel wordt uitgelegd hoe bijvoorbeeld een prijskaart afgedrukt kan worden, het is echter ook mogelijk om een selectie van bepaalde data af te drukken, bijvoorbeeld een lijst met productprijzen o.i.d.
Exporteren naar XML
Een complexere maar completere manier van exporteren is d.m.v. XML data. XML staat voor eXtensible Markup Language. Hierbij kunnen we gegevens beter gestructureerd exporteren, maar vaak vereist een applicatie een heel specifieke structuur om deze correct te kunnen importeren. XML data ziet er bijvoorbeeld als volgt uit:
<persoon>
<geslacht> man </geslacht>
<voornaam> Jan </voornaam>
<achternaam> Janssen </achternaam>
<adres>
<straat> Kerkstraat </straat>
<huisnummer> 24 </huisnummer>
</adres>
</persoon>
Ook deze data kan bijvoorbeeld door Excel ingelezen worden. Het moge duidelijk zijn dat deze code handiger is, ondanks dat het minder eenvoudig uitziet.
Exporteren naar JSON
De export naar een JSON data bestand wordt minder gebruikt, maar zorgt wel voor de beste prestatie wanneer er heel veel data is. JSON staat voor JavaScript Object Notation en ziet er als volgt uit:
[{"geslacht":"man","voornaam":"Jan","achternaam":"Janssen","adres":[{"straat":"Kerkstraat","huisnummer":"24"}]}]
JSON bied minder mogelijkheden dan XML maar is vaak ruim voldoende voor de export van data. De code hierboven geeft wel aan dat het iets ingewikkelder is voor mensen om te lezen, en is dan dus ook vooral bedoeld voor directe communicatie tussen applicaties.
De export gebruiken
Wanneer de keuze is gemaakt en de export correct is ingesteld (dit kunnen wij voor u verzorgen) kunnen we daadwerkelijk zo veel en zo vaak als we willen gegevens gaan exporteren. In het voorbeeld hieronder hebben we ingesteld dat we een klantenlijst met klantnummers en namen exporteren.
We gaan naar het onderdeel personen en openen de categorie "clients". Rechtsboven verschijnt nu een button om gegevens naar CSV te exporteren. Wanneer we op de button klikken wordt er direct een export gedownload van alle klanten in deze categorie. Om een specifiekere export te maken kunnen we in de lijst enkele personen selecteren en dan op de export knop klikken.
Wanneer we vervolgens het geexporteerde bestand weergeven in Excel ziet dit als volgt uit:
Hopelijk is het duidelijk geworden dat het exporteren van gegevens heel eenvoudig kan zijn, maar dat de structuur van import van gegevens afhankelijk is van de applicatie waar de gegevens geïmporteerd zullen worden.